Skip to main content
Wenn sich eine Arbeitsanweisung ändert, sollte die Wissensdatenbank den passenden Stand enthalten. Sie können eine neue Datei ergänzen, eine überholte Datei entfernen und die Zugriffsrechte einer vorhandenen Sammlung anpassen. Zum Bearbeiten benötigen Sie Schreibrechte für die Wissensdatenbank oder müssen sie selbst erstellt haben. Zum Entfernen einer Datei müssen Sie außerdem die betreffende Datei selbst hochgeladen haben. Die erste Anlage erklärt Eigenes Wissen einbinden.

​
Den richtigen Bestand und Stand auswählen

  1. Öffnen Sie Arbeitsbereich → Wissen und die betreffende Wissensdatenbank.
  2. Prüfen Sie Name, Beschreibung und enthaltene Dateien. Benennen Sie einen neuen Stand eindeutig, beispielsweise belegabgabe-v2.txt statt erneut belegabgabe.txt.
  3. Bewahren Sie die Originaldateien am vorgesehenen Ablageort Ihrer Kanzlei auf.
Name und Beschreibung lassen sich oben in der geöffneten Wissensdatenbank ändern. Ascadi speichert diese Änderungen automatisch nach einer kurzen Pause. Warten Sie auf Wissen erfolgreich aktualisiert und prüfen Sie die Angaben nach erneutem Öffnen. Es gibt für diese Änderungen keinen zusätzlichen Speichern-Schritt.
Private Übungssammlung mit belegabgabe-v1.txt und Plus zum Ergänzen.

Die Übungssammlung enthält zunächst die erste Fassung der Belegabgabe-Unterlage.

​
Eine neue Fassung ergänzen und prüfen

1

Die neue Fassung hinzufügen

Öffnen Sie über das Plus das Menü zum Hinzufügen von Inhalten und wählen Sie Dateien hochladen. Wählen Sie die neue Fassung und warten Sie, bis ihre Verarbeitung abgeschlossen ist. Prüfen Sie den Dateinamen in der neuen Karte.
Wissenssammlung mit den Dateien belegabgabe-v1.txt und belegabgabe-v2.txt.

Zusätzliches Hochladen ersetzt nichts: Fassung 1 und Fassung 2 stehen nebeneinander.

2

Den ausgelesenen Inhalt kontrollieren

Klicken Sie auf die Dateikarte. Ascadi zeigt den ausgelesenen Text; dessen Formatierung kann vom Original abweichen. Suchen Sie gezielt eine Stelle, die sich geändert hat, und vergleichen Sie sie mit Ihrer Originaldatei.
Ausgelesener Text der ersten Fassung ohne festgelegte Listenfelder.

Fassung 1 verlangt eine offene Liste, nennt aber noch keine konkreten Angaben darin.

Ausgelesener Text der zweiten Fassung mit den drei neu festgelegten Angaben.

Fassung 2 ergänzt ausdrücklich Belegart, Zeitraum und Rückfrage.

Das Hochladen einer neuen Datei ersetzt eine ältere Fassung nicht automatisch. Wenn beide Fassungen in der Sammlung bleiben, stehen auch beide als Grundlage zur Verfügung.

​
Eine überholte Fassung entfernen

Wenn nur noch die neue Fassung verwendet werden soll, vergleichen Sie zuerst die Dateinamen. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Karte der überholten Datei. Das kleine Kreuz oben rechts entfernt diese Datei ohne weiteren Bestätigungsdialog. Klicken Sie erst, wenn die richtige neue Fassung vorhanden ist und Sie die alte Originaldatei außerhalb von Ascadi aufbewahren. Nach erfolgreichem Entfernen erscheint Datei erfolgreich entfernt. Prüfen Sie, ob die alte Karte verschwunden ist und die neue Fassung weiterhin angezeigt wird. Aktualisieren Sie bei Bedarf die Beschreibung der Sammlung mit dem neuen Stand. Für einen ganzen Ordnerbestand gibt es einen anderen Ablauf: Verzeichnis synchronisieren. Verwenden Sie diese Funktion nicht zum bloßen Ergänzen einer einzelnen Datei; sie ersetzt den vorhandenen Bestand der Wissensdatenbank.

​
Die Änderung mit einer bekannten Frage prüfen

Beginnen Sie einen neuen Chat und wählen Sie die betreffende Wissensdatenbank aus oder nutzen Sie den vorgesehenen Assistenten mit diesem Wissen. Der Ablauf steht unter Wissen im Chat oder im Assistenten nutzen. Eine kleine Übung zeigt, worauf es bei der Kontrolle ankommt:
Bei Fassung 1 wären die drei Angaben nicht aus der Unterlage ableitbar. Bei Fassung 2 prüfen Sie, ob die Antwort Belegart, Zeitraum und Rückfrage nennt und sich auf die neue Fassung bezieht. Öffnen Sie die Fundstelle und vergleichen Sie sie mit dem Original. Eine passende Formulierung allein belegt noch nicht, dass die richtige Datei verwendet wurde.

​
Gruppenrechte einer bestehenden Sammlung ändern

Prüfen Sie vorab mit der zuständigen Person, welche Gruppe Zugriff benötigt und wer zu ihr gehört. Die Freigabe gehört zur Wissensdatenbank, nicht nur zu einer einzelnen Datei.
1

Die Zugangskontrolle öffnen

Klicken Sie oben in der geöffneten Wissensdatenbank auf Zugang. Das Fenster Zugangskontrolle zeigt Sichtbarkeit und Gruppen.
Zugangskontrolle einer privaten Übungssammlung mit leerer Gruppenauswahl.

Die Zugangskontrolle zeigt hier eine private Sammlung ohne hinzugefügte Gruppe.

2

Empfängerkreis und Rechte festlegen

Für eine gezielte Gruppenfreigabe wählen Sie unter Sichtbarkeit die Einstellung Privat und fügen unter Gruppen die vorgesehene Gruppe hinzu. Lesen erlaubt die Nutzung. Über die Kennzeichnung wechseln Sie bei Bedarf zu Schreiben, damit die Gruppe die Sammlung zusätzlich bearbeiten darf.
3

Gespeicherten Zustand kontrollieren

Änderungen in diesem Dialog werden automatisch gespeichert. Das Schließen über das Kreuz ist kein Abbrechen Ihrer Änderungen. Warten Sie auf die Erfolgsmeldung, öffnen Sie Zugang erneut und prüfen Sie Gruppen und Rechte. Lassen Sie anschließend eine vorgesehene Person den Zugriff testen.
Um einer Gruppe den Zugriff zu entziehen, entfernen Sie ihre Zeile über das Kreuz. Prüfen Sie auch dabei die automatisch gespeicherte Fassung. Die Bedeutung der Gruppen erklärt Gruppen verwalten.

​
Typische Fragen

Für diese Aktion prüft Ascadi zusätzlich, wem die hochgeladene Datei gehört. Bitten Sie die Person, die die Datei hochgeladen hat, den Austausch vorzunehmen. Wiederholen Sie die Aktion nicht an anderen Dateien, um die Berechtigung zu testen.
Kontrollieren Sie zuerst die verbliebenen Dateien und die ausgewählte Wissensdatenbank. Beginnen Sie einen neuen Chat und stellen Sie eine Frage, deren Antwort sich zwischen den Fassungen klar unterscheidet. Prüfen Sie die tatsächlich genannte Fundstelle. Bleibt der alte Stand sichtbar, melden Sie das über Problem melden.