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Sie möchten aus einer Monatsübersicht die wichtigsten Zahlen herausarbeiten? Geben Sie Ascadi die Tabelle und benennen Sie genau, welche Werte und Zeiträume zusammengefasst werden sollen. Diese Anleitung zeigt Summen, Differenzen und einen Monatsvergleich an einer kleinen Übungsdatei, deren Ergebnisse Sie selbst nachrechnen können.

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1. Die Grundlage festlegen

Prüfen Sie vor dem Auftrag, welches Tabellenblatt und welche Spalten Sie benötigen. Nennen Sie den Zeitraum und die Einheit, etwa Euro statt Tausend Euro. Legen Sie auch fest, was eine Differenz bedeuten soll: In diesem Beispiel rechnen wir ausschließlich Erlöse minus die in der Tabelle ausgewiesenen Kosten. Nutzen Sie für die Übung die Excel-Datei mit fiktiven Monatswerten. Sie enthält ein Blatt „Monatswerte“ mit diesen Ausgangsdaten: Die Daten sind vollständig erfunden und bilden keine echte BWA ab. Bezeichnen Sie das errechnete Ergebnis hier als Differenz der beiden Spalten. Das Beispiel trifft keine steuerliche Aussage.

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2. Datei hochladen und die Auswertung eingrenzen

Laden Sie die Datei im Chat hoch. Die einzelnen Schritte und die Vorbereitung von Excel-Dateien finden Sie unter Mit Dokumenten arbeiten. Verwenden Sie anschließend diesen Auftrag:
Eingabefeld mit angehängter Monatswerte-Datei und dem Auftrag zu Monatsdifferenzen, Summen und dem Vergleich März gegenüber Januar.

Die Übungsdatei ist angehängt. Der Auftrag nennt Blatt, Zeitraum und die gewünschten Berechnungen.

Senden Sie den Auftrag ab und warten Sie auf die Auswertung. Bei Ihrer eigenen Tabelle ersetzen Sie Blattname, Zeitraum und Spalten durch die tatsächlichen Bezeichnungen. Geben Sie bei einem Vergleich immer an, welcher Zeitraum die Ausgangsbasis ist. „März gegenüber Januar“ bedeutet hier: Veränderung ausgehend vom Januarwert.

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3. Summen und Veränderungen kontrollieren

Rechnen Sie wichtige Ergebnisse unabhängig nach. Für die Übungsdaten lautet die Kontrolllösung:
Ergebnistabelle mit Monatsdifferenzen 2.000, 3.000 und minus 500 Euro sowie Summen von 31.000 Euro Erlösen, 26.500 Euro Kosten und 4.500 Euro Differenz.

Die Antwort auf die Übungsdatei enthält alle drei Monatsdifferenzen und die Summen. Vergleichen Sie sie mit den Ausgangswerten.

Die Erlöse ergeben zusammen 31.000 Euro, die ausgewiesenen Kosten 26.500 Euro. Die drei Monatsdifferenzen ergeben ebenfalls 4.500 Euro. Damit können Sie die Gesamtdifferenz auf zwei Wegen kontrollieren. Für den Erlösvergleich März gegenüber Januar gilt:
  • Veränderung in Euro: 9.000 − 10.000 = −1.000 Euro.
  • Veränderung in Prozent: −1.000 ÷ 10.000 × 100 = −10 Prozent.
Antwortausschnitt mit der Veränderung minus 1.000 Euro und minus zehn Prozent, dem Rechenweg und der Quellenangabe zur Monatswerte-Übungsdatei.

Der Rechenweg verwendet Januar als Ausgangsbasis. Die aufgeklappte Quellenliste verweist auf die Übungsdatei.

Der Januarwert steht im Nenner, weil er die Ausgangsbasis ist. Eine Berechnung mit dem Märzwert im Nenner würde eine andere Frage beantworten. Diese Kontrolllösung gilt nur für die drei Übungszeilen. Prüfen Sie bei eigenen Tabellen, ob alle benötigten Monate berücksichtigt wurden, Einheiten übereinstimmen und keine bereits vorhandenen Summenzeilen nochmals mitgezählt wurden. Weitere Schritte finden Sie unter Antworten, Quellen und Berechnungen prüfen.

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4. Eine nachvollziehbare Zusammenfassung verlangen

Wenn die Zahlen stimmen, können Sie einen kurzen Erläuterungstext anfordern:
Fasse die geprüften Zahlen in drei kurzen Sätzen zusammen. Nenne den Zeitraum, die Gesamtdifferenz und die Veränderung der Erlöse. Beschreibe nur, was die Zahlen zeigen. Erfinde keine Ursachen und keine Handlungsempfehlungen.
Kontrollieren Sie auch den Text: Stimmen Vorzeichen, Zeitraum und Vergleichsbasis mit der Tabelle überein? Eine Aussage wie „Die Erlöse im März liegen zehn Prozent unter Januar“ lässt sich hier nachrechnen. Warum sie niedriger sind, steht dagegen nicht in den Daten.

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Typische Fragen

Vergleichen Sie Dateiname, Blattname, berücksichtigte Zeilen und Einheit. Lassen Sie die verwendeten Einzelwerte nennen. Prüfen Sie, ob eine Summenzeile zusätzlich zu den Monatszeilen gezählt wurde oder ein Monat fehlt. Rechnen Sie die Summe selbst nach.
Nur wenn fachlich feststeht, dass der Wert tatsächlich null ist. Eine leere Zelle kann auch eine fehlende Angabe bedeuten. Lassen Sie fehlende Werte ausdrücklich nennen und ergänzen Sie die Grundlage, bevor Sie daraus eine vollständige Summe ableiten.