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Mit einer Wissensdatenbank greift Ascadi auf Ihre eigenen Unterlagen zu, zum Beispiel auf Ihr Kanzleihandbuch, Arbeitsanweisungen oder Musterschreiben. Die Antwort stützt sich dann nicht nur auf allgemeines Modellwissen, sondern auf Ihre Dokumente, und Sie sehen, woher eine Aussage stammt.

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Wissensdatenbank anlegen

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Bereich Wissen öffnen

Klicken Sie in der linken Navigation auf Arbeitsbereich und dann oben auf Wissen.
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Neue Wissensdatenbank erstellen

Klicken Sie auf das + (Wissen erstellen). Es öffnet sich die Seite Wissensspeicher erstellen.
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Benennen, beschreiben, Zugriff festlegen

  • Woran arbeiten Sie? Der Name. Wählen Sie ihn aussagekräftig, etwa „Kanzleihandbuch 2026“ statt „Dokumente“.
  • Was versuchen Sie zu erreichen? Die Beschreibung: was drin ist und welcher Stand.
  • Sichtbarkeit: Lassen Sie sie auf Privat. Dann haben nur die Gruppen Zugriff, die Sie darunter hinzufügen, jeweils mit Lesen oder auch Schreiben.
Klicken Sie anschließend auf Wissen erstellen.
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Dokumente hochladen

Klicken Sie auf Inhalt hinzufügen und dann auf Dateien hochladen, oder ziehen Sie die Dateien in die Wissensdatenbank. Laden Sie Ihre Unterlagen hoch, zum Beispiel PDF- oder Word-Dateien, und warten Sie, bis die Verarbeitung abgeschlossen ist.
Sehen Sie im Arbeitsbereich keinen Eintrag Wissen, ist dieser Bereich für Ihr Konto nicht freigeschaltet. Wenden Sie sich dann an die Person, die Ascadi in Ihrer Kanzlei verwaltet, oder an uns.

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Wissen im Chat oder im Assistenten nutzen

Tippen Sie im Eingabefeld das Zeichen #. Es öffnet sich eine Liste Ihres Wissens. Wählen Sie eine einzelne Datei (gekennzeichnet mit FILE) oder eine ganze Wissensdatenbank (COLLECTION). Ascadi bezieht diese Inhalte dann in den Chat ein.

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So erkennen Sie, dass es funktioniert

Stellen Sie eine Frage, deren Antwort in Ihren Dokumenten steht, etwa: „Bis wann müssen Mandanten laut Kanzleihandbuch die Belege für die Finanzbuchhaltung einreichen?“ Unter der Antwort zeigt Ascadi an, auf wie viele Quellen sie sich stützt (zum Beispiel „2 Quellen“). Mit einem Klick darauf sehen Sie, aus welchen Dokumenten die Angaben stammen.

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Bewährte Praxis

Gut

Durchsuchbare PDFs statt eingescannter Bilder · klare Überschriften · thematisch getrennte Wissensdatenbanken · Stand oder Version im Dateinamen · veraltete Fassungen löschen

Besser nicht

Zwei widersprüchliche Fassungen desselben Dokuments · alles in eine große Sammlung · vertrauliche Unterlagen, ohne vorher die Zugriffsrechte zu prüfen
Starten Sie mit fünf bis zehn wichtigen Dokumenten, testen Sie mit typischen Fragen aus Ihrem Alltag und erweitern Sie dann schrittweise.
Meldet Ascadi beim Hochladen, dass Wissensdatenbanken auf eine bestimmte Zahl von Dokumenten begrenzt sind, legen Sie für weitere Unterlagen eine zusätzliche Wissensdatenbank an.