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Die DATEV-Anbindung verbindet Ihr DATEV-System über Cloud Gateway mit Ascadi. Für die Einrichtung arbeiten die zuständige Person Ihrer Kanzlei, Ihre IT beziehungsweise DATEV und Ascadi zusammen. Diese Anleitung führt Sie von der Vorbereitung bis zur Prüfung, ob die Verbindung bereitsteht.

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Wer die Einrichtung übernimmt

Eine zeichnungsberechtigte Person Ihrer Kanzlei muss die Vereinbarungen prüfen und sich persönlich identifizieren. Ihre IT klärt die technische Umgebung und übernimmt bei Bedarf die Installation. Die Person, die Ascadi in Ihrer Kanzlei verwaltet, stimmt anschließend den Zugriff für die vorgesehenen Mitarbeitenden ab. Ist DATEV bei Ihnen bereits eingerichtet, beginnen Sie keine neue Einrichtung. Lassen Sie stattdessen den bestehenden Zugang prüfen. Die Schritte stehen unten unter „Verbindung und Zugriff prüfen“.

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Vor dem Start bereithalten

  • Die DATEV-Beraternummer, unter der Ihr DATEV-System eingerichtet ist. Eine Unterberaternummer eines Mandanten ist dafür nicht gemeint.
  • Den für Ihre Kanzlei bereitgestellten Einrichtungslink. Fehlt er, stimmen Sie den Einstieg über Kontakt mit uns ab.
  • DATEV SmartCard oder SmartLogin der zeichnungsberechtigten Person. Folgen Sie für eine alternative Identifikation den im Einrichtungsportal angebotenen Möglichkeiten.
  • Ihre DATEV-Umgebung: DATEVasp, DATEV-SmartIT, PARTNERasp beziehungsweise Systemhaus oder eigener Server. Halten Sie Name und E-Mail-Adresse der zuständigen IT-Person bereit.
Klären Sie vor dem Start auch die beauftragten Leistungen, benötigten Lizenzen und Kosten. Bei DATEV und Ihrem IT-Partner können zusätzliche Leistungen anfallen. Maßgeblich sind Ihr Angebot und die aktuellen Bestellunterlagen.
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Angefragten Zugriff prüfen

Öffnen Sie den Einrichtungslink. Prüfen Sie, für welche Kanzlei und welche Bestände die Verbindung eingerichtet werden soll. Klappen Sie die angezeigten Programmrechte auf und lesen Sie den angefragten Umfang.Stimmen die Rechte nicht mit der vereinbarten Nutzung überein oder sind sie Ihnen unklar, klären Sie das mit uns, bevor Sie zustimmen. Starten Sie die Einrichtung erst, wenn Angaben und Umfang für Sie passen.
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Kanzlei zuordnen

Wählen Sie im Schritt zur Rolle das Szenario für Steuerberater. Geben Sie Ihre DATEV-Beraternummer ein. Suchen Sie anschließend Ihre Kanzlei im Steuerberaterverzeichnis, wählen Sie den richtigen Eintrag und ergänzen Sie Ihre E-Mail-Adresse.Prüfen Sie den ausgewählten Eintrag, bevor Sie zum nächsten Schritt gehen.
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IT-Umgebung angeben

Wählen Sie, wer Ihr DATEV-System betreut. Bei eigener IT geben Sie die zuständige Kontaktperson an. Diese Angabe entscheidet darüber, wer die technische Einrichtung übernimmt und die Installationsinformationen erhält.
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Vereinbarungen prüfen und Identität bestätigen

Prüfen Sie die Kanzleiangaben, die zeichnungsberechtigte Person und die angezeigten Vereinbarungen einschließlich der Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Bestätigen Sie diese nur als dafür berechtigte Person.Wählen Sie das angebotene Verfahren zur Identifikation und folgen Sie den Anweisungen. Öffnet sich die DATEV-Anmeldung in einem eigenen Fenster, lassen Sie die Einrichtungsseite währenddessen geöffnet.
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Zusammenfassung und weitere Schritte lesen

Speichern Sie die bereitgestellten Vertragsunterlagen für Ihre Kanzlei. Lesen Sie die weiteren Schritte zu DATEV-Lizenzen und technischer Einrichtung. Die Zusammenfassung bestätigt den Abschluss dieses Formulars; die technische Anbindung kann noch ausstehen.Folgen Sie anschließend dem passenden Weg für Ihre DATEV-Umgebung.

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Was nach dem Formular zu tun ist

Folgen Sie der Weiterleitung beziehungsweise dem Link zum DATEV-Serviceportal. Dort bestätigen Sie die Einrichtung von Cloud Gateway und die angezeigte Bestellung des Zusatzmoduls zur Anbindung von Drittanbietern.Prüfen Sie Ansprechpartner, Vertragsbedingungen und Kosten, bevor Sie die Bestellung abschließen. DATEV übernimmt anschließend die Einrichtung der erforderlichen Komponenten in Ihrer DATEV-Umgebung. Sie installieren dort selbst keinen Connector.Prüfen Sie die zusätzlichen DATEVconnect-Lizenzen anhand der Zusammenfassung und der Bestellung. In DATEVasp können erforderliche Lizenzen bereits im Serviceportal mitgebucht werden; bei DATEV-SmartIT verweist der dokumentierte Ablauf bei Bedarf auf den DATEV-Shop. Bestellen Sie nur, was für Ihre vereinbarte Anbindung noch fehlt.
Für den Zugriff auf Kontobuchungen und Dokumente kommen unterschiedliche DATEVconnect-Lizenzen in Betracht. DATEV nennt für Dokumentenmanagement zusätzlich DATEV DMS oder Dokumentenablage als Voraussetzung. Lassen Sie Ihre vorhandenen Programme und Lizenzen mit dem geplanten Einsatz abgleichen. Die offiziellen Beschreibungen erklären den Bereitstellungsablauf für DATEVasp und DATEV-SmartIT.

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Verbindung und Zugriff prüfen

Warten Sie die technische Einrichtung und deren Bestätigung ab. Eine erfolgreiche Identifikation allein bedeutet noch nicht, dass Ascadi die vorgesehenen Daten erreicht. Die zuständige Person Ihrer Kanzlei prüft in Ascadi unter Organisation → Integrationen den DATEV-Bereich. Wenn die Verbindung aktiv ist, lässt sich unter DATEV-Zugriff festlegen, welche Gruppen DATEV nutzen dürfen. Stimmen Sie die vorgesehenen Personen und Gruppen ab, bevor Sie Zugriff freigeben. Prüfen Sie anschließend gemeinsam mit der Einrichtungsbetreuung einen vereinbarten Abruf. Kontrollieren Sie dabei die Zuordnung zur Kanzlei beziehungsweise zum Mandanten und die verwendeten Angaben. Ein Verbindungsstatus ersetzt diese Prüfung nicht.

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Häufige Fragen

Prüfen Sie, ob Ihr Browser ein Pop-up blockiert. Erlauben Sie Pop-ups für die Einrichtungsseite und nutzen Sie dort die Möglichkeit, das Anmeldefenster erneut zu öffnen. Lassen Sie die ursprüngliche Seite geöffnet. Bleibt das Problem bestehen, nennen Sie uns den Schritt und die sichtbare Meldung über Kontakt.
Prüfen Sie mit der zuständigen Person, ob die Bestellung beziehungsweise Installation erledigt ist, benötigte Lizenzen vorhanden sind und die Verbindung bestätigt wurde. Danach sind auch die Gruppenfreigaben in Ascadi zu prüfen. Halten Sie fest, bei welchem Schritt Sie stehen; so kann die Einrichtungsbetreuung gezielt weiterhelfen.
Bei Einrichtungslink, Ablauf und Ascadi-Zugriff erreichen Sie uns über Kontakt. Bei der technischen Installation hilft die zuständige IT-Person beziehungsweise Ihr Hosting-Anbieter. Für eine offene Bestellung im DATEV-Serviceportal nutzen Sie den zugehörigen DATEV-Auftrag.