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# Budgets im Team verwalten

> Als Organisationsadmin Verbrauch prüfen, eine Lizenzstufe zuweisen und zusätzliche Nutzung freigeben oder widerrufen.

Als Organisationsadmin können Sie unter **Organisation** → **Budgets** den Verbrauch Ihrer
Teammitglieder prüfen. Dort weisen Sie verfügbare Lizenzstufen zu und verwalten zusätzliche
Nutzung (**Extra Usage**).

Für den eigenen Verbrauch ohne Verwaltungsaufgabe nutzen Sie [Ihr Monatsbudget](https://hilfe.ascadi.de/konto/monatskontingent.md).
Fehlt Ihnen **Organisation**, wenden Sie sich an die Person, die Ascadi in Ihrer Kanzlei verwaltet.

## Übersicht öffnen und eine Person finden

**1. Budgets öffnen**

Öffnen Sie unten links Ihr Profilmenü und wählen Sie **Organisation** → **Budgets**.
Die Übersicht zeigt die Mitglieder Ihrer Organisation.

**2. Mitglied suchen**

Geben Sie unter **Mitglied suchen** den Namen oder die E-Mail-Adresse der gewünschten
Person ein. Prüfen Sie vor einer Änderung, ob Sie die richtige Person ausgewählt haben.

**3. Verbrauch und Freigabe vergleichen**

**Stufe** zeigt die zugewiesene Lizenzstufe. **Lizenzauslastung** zeigt den verbrauchten
Anteil der Lizenz; mit einem Klick auf diese Spaltenüberschrift sortieren Sie danach.
**Extra Usage** zeigt bereits verbrauchte und insgesamt freigegebene zusätzliche Nutzung.
So erkennen Sie, ob eine Person ihr Lizenzvolumen oder bereits eine zusätzliche Freigabe nutzt.

![Budgetübersicht mit Mitgliedssuche, offenen Anfragen, Zeitraumleiste und einer Mitgliedszeile.](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/1nclh_5m0fCXzVqW/images/budget-admin-uebersicht.webp?fit=max\&auto=format\&n=1nclh_5m0fCXzVqW\&q=85\&s=d1ac8efe81c6a2fe2b3fb8e1209a051e)

Beispiel einer gefilterten Budgetübersicht. Stufe, Verbrauch und Datumswerte gelten für dieses Beispiel; der Name ist ausgeblendet.

Die persönliche Prozentanzeige unter **Einstellungen** → **Nutzung** berücksichtigt eine
zusätzliche Freigabe. Die Spalte **Lizenzauslastung** bezieht sich dagegen auf die Lizenz.
Deshalb müssen beide Prozentwerte nicht übereinstimmen.

Die Zeitraumleiste nennt **Stichtag: …**, **Laufender Abrechnungszeitraum: …** und das
Datum, an dem die Budgets zurückgesetzt werden. Lesen Sie die Werte Ihrer Organisation;
der im Bild gezeigte Monatsbeginn ist kein allgemeiner Termin für alle Kanzleien.

## Lizenzstufe oder zusätzliche Nutzung?

| Anliegen | Passender Weg |
| - | - |
| Eine andere verfügbare Lizenzstufe zuweisen | **Stufe ändern** in der Zeile der Person |
| Zusätzliches Nutzungsvolumen freigeben | **Freischalten** in der Zeile der Person |
| Eine Anfrage aus dem Team bearbeiten | **Offene Anfragen** → **Bearbeiten** |

Die Auswahl einer Lizenzstufe und eine zusätzliche Freigabe haben unterschiedliche Wirkungen.
Klären Sie Fragen zum vereinbarten Preis oder Vertrag vor einer Änderung über Ihren bekannten
Ansprechpartner oder [Kontakt](https://hilfe.ascadi.de/hilfe/kontakt.md).

## Eine Lizenzstufe zuweisen

**1. Stufenauswahl öffnen**

Klicken Sie bei der gewünschten Person auf **Stufe ändern**. Im Dialog sehen Sie die
aktuelle Stufe und die für Ihre Organisation verfügbaren Optionen.

![Oberer Ausschnitt des Dialogs Stufe ändern mit aktueller Stufe und Auswahlfeld; Name verdeckt.](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/1nclh_5m0fCXzVqW/images/budget-stufe-aendern.webp?fit=max\&auto=format\&n=1nclh_5m0fCXzVqW\&q=85\&s=a7fe77b552ed3bf943924694df920510)

Ausschnitt: aktuelle Stufe und Auswahlfeld; Name ausgeblendet.

**2. Passende Stufe auswählen**

Wählen Sie die gewünschte Stufe. **Standard der Organisation** entfernt die individuelle
Zuweisung. Lesen Sie die angezeigten Angaben, bevor Sie eine Änderung bestätigen.
Eine eingeblendete Empfehlung nimmt Ihnen die Entscheidung nicht ab.

**3. Änderung bestätigen und prüfen**

Mit **Stufe ändern** übernehmen Sie die Auswahl. Die Änderung wirkt sofort.
Prüfen Sie anschließend die Stufe in der Übersicht. Mit **Abbrechen** schließen Sie
den Dialog ohne Änderung.

Wird Ihre Organisation als Enterprise geführt, setzt die Plattform-Administration die Stufen.
Die Organisationsadministration kann sie dann in dieser Übersicht nicht ändern.

## Zusätzliche Nutzung freigeben oder ändern

**1. Freigabe öffnen**

Klicken Sie in der Zeile der Person auf **Freischalten**. Der Dialog heißt
**Extra Usage freischalten**. Besteht bereits eine Freigabe, sehen Sie
**Aktuell freigeschaltet: …**.

![Dialog Extra Usage freischalten mit Schnellauswahl, leerem Betragsfeld und Freischalten.](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/1nclh_5m0fCXzVqW/images/budget-extra-freigabe.webp?fit=max\&auto=format\&n=1nclh_5m0fCXzVqW\&q=85\&s=dd4855ee43d378fab6008414133b80b4)

Extra Usage freischalten: Schnellauswahl oder eigenen Gesamtbetrag eingeben. Name und konfigurierbares Maximum sind ausgeblendet; die Beträge zeigen das Beispielkonto.

**2. Gewünschte Gesamtfreigabe festlegen**

Wählen Sie eine **Schnellauswahl** oder tragen Sie unter **Eigener Betrag (€)** den
gewünschten Gesamtbetrag ein. Beachten Sie das angezeigte Maximum pro Person.
Der Betrag ersetzt die bisherige Freigabe; er wird nicht zusätzlich auf sie aufgeschlagen.
Soll eine bestehende Freigabe größer werden, geben Sie deshalb den gewünschten neuen
Gesamtbetrag ein, nicht nur die Erhöhung.

**3. Freigeben und Ergebnis kontrollieren**

Klicken Sie auf **Freischalten**. Dieser Klick führt die Freigabe direkt aus.
Nach der Bestätigung **Extra Usage freigeschaltet** prüfen Sie die Zeile in der Übersicht.
Die betroffene Person kann im Budgethinweis auf **Erneut prüfen** klicken.

Die Freigabe bleibt bestehen, bis sie ausdrücklich widerrufen wird. Sie verschwindet nicht
automatisch mit dem Rücksetzen des Verbrauchs. Zum Entfernen öffnen Sie denselben Dialog
und klicken bei der bestehenden Freigabe auf **Widerrufen**. Auch dieser Klick wirkt direkt,
ohne weiteren Bestätigungsdialog. Danach steht das zusätzlich freigegebene Volumen nicht mehr
zur Verfügung.

## Anfragen aus dem Team bearbeiten

Unter **Offene Anfragen** sehen Sie eingegangene Freischaltungsanfragen.
**Keine offenen Anfragen.** bedeutet, dass derzeit keine Anfrage vorliegt.

* Mit **Bearbeiten** öffnen Sie die Freigabe für die betreffende Person. Prüfen Sie den
  vorgeschlagenen Betrag und passen Sie ihn bei Bedarf an. Erst **Freischalten** setzt die
  Freigabe. Eine erfolgreiche Freigabe schließt die offene Anfrage auch dann, wenn Sie sie
  über die Mitgliederzeile geöffnet haben.
* Mit **Ablehnen** öffnen Sie eine Rückfrage. Prüfen Sie sie und bestätigen Sie die Ablehnung
  nur, wenn Sie die Anfrage tatsächlich zurückweisen möchten. Mit **Abbrechen** bleibt sie offen.

## Wenn etwas nicht passt

> **Der Verbrauch ist derzeit nicht verfügbar.**
>
> Das ist keine Anzeige für null Verbrauch. Öffnen Sie die Übersicht später erneut.
> Prüfen Sie eine vorhandene Freigabe, bevor Sie sie ändern. Bleibt der Fehler bestehen,
> nutzen Sie [Problem melden](https://hilfe.ascadi.de/konto/problem-melden.md), ohne Mandantendaten mitzuschicken.

> **Die Freischaltung scheitert oder überschreitet das Maximum.**
>
> Vergleichen Sie Ihren eingegebenen Gesamtbetrag mit dem angezeigten Maximum.
> Passen Sie den Betrag an. Ohne Erfolgsbestätigung behandeln Sie die Freischaltung
> nicht als abgeschlossen. Wiederholt sich **Aktion fehlgeschlagen**, melden Sie das Problem.

> **Nach der Freigabe bleibt eine Limitmeldung sichtbar.**
>
> Lassen Sie die Person im Budgethinweis **Erneut prüfen** wählen und die aktuelle Meldung
> lesen. Ein zeitliches Anfragelimit eines Modells ist vom Monatsbudget getrennt.
> Die nächsten Schritte stehen unter [Ihr Monatsbudget](https://hilfe.ascadi.de/konto/monatskontingent.md).


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