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# Ein Word-Schreiben aus geprüften Fakten erstellen

> Aus einer Faktenliste ein Schreiben anfordern, die Word-Datei herunterladen und Angaben sowie Darstellung prüfen.

Für eine Unterlagenanforderung müssen Namen, Zeitraum und benötigte Belege stimmen.
Geben Sie Ascadi diese Fakten zusammen mit dem gewünschten Aufbau vor. Wenn die
Dokumenterstellung für Ihren Zugang verfügbar ist, können Sie daraus eine Word-Datei anfordern.

## Die Angaben vorab sammeln

Notieren Sie Absender, Empfänger, Ort und Datum, Betreff, Anrede und Unterschrift.
Ergänzen Sie die benötigten Aussagen. Halten Sie ausdrücklich fest, was offen bleiben soll,
etwa eine noch nicht vereinbarte Frist. Für diesen Ablauf verwenden wir eine fiktive
Faktenliste zur Buchhaltung September 2026.
Laden Sie dafür die [Faktenliste der Übung](https://hilfe.ascadi.de/dateien/word-fakten-uebung.txt) herunter.

## Vom Auftrag zur Word-Datei

**1. Die Faktenliste anhängen**

Öffnen Sie einen Chat. Wählen Sie am Eingabefeld **Mehr** → **Datei(en) hochladen**
und hängen Sie die Faktenliste an. Warten Sie, bis der Upload abgeschlossen ist.
Sie können eine kurze Liste auch direkt in Ihren Auftrag schreiben.

**2. Das Schreiben anfordern**

Nennen Sie das Format ausdrücklich. Zum Beispiel:

> Erstelle aus der angehängten Faktenliste ein kurzes, freundliches Schreiben als
> herunterladbare Word-Datei (.docx). Übernimm Absender, Empfänger, Datum, Betreff,
> Anrede und Unterschrift genau. Nenne beide fehlenden Unterlagen übersichtlich.
> Verwende nur die geprüften Fakten. Erfinde keine Frist, Kontaktdaten oder
> steuerlichen Folgen. Kennzeichne das Schreiben klein als Übungsbeispiel.

![Angehängte Faktenliste und vollständiger Auftrag für ein Word-Schreiben; der Sendepfeil steht rechts unten.](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/MD8fL7DAQybeXmiZ/images/word-schreiben-auftrag.webp?fit=max\&auto=format\&n=MD8fL7DAQybeXmiZ\&q=85\&s=5cce63fdd27085fed50603d75c8a81a4)

Der Auftrag nennt die Faktenquelle, das gewünschte Word-Format und die Angaben, die unverändert bleiben sollen.

Senden Sie den Auftrag ab. Fragt Ascadi nach einer fehlenden Angabe, ergänzen Sie
diese gezielt, bevor Sie die Datei verwenden.

**3. Die Datei öffnen und herunterladen**

Achten Sie auf die erzeugte Dateikarte mit dem Dateityp `DOCX`.

![Dateikarte des Schreibens mit Dateityp DOCX und Download-Schaltfläche.](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/MD8fL7DAQybeXmiZ/images/word-schreiben-datei.webp?fit=max\&auto=format\&n=MD8fL7DAQybeXmiZ\&q=85\&s=63bc094f5ac90ef19bd592b8dac0795c)

Die erstellte Datei erscheint als DOCX-Karte. Über Download erhalten Sie die Word-Datei.

Öffnen Sie die Karte für eine erste Prüfung, sofern eine Vorschau angezeigt wird.
Über **Download** laden Sie die Datei herunter. Ein Brieftext im Chat allein
ist noch keine Word-Datei.

![Geöffnetes Schreiben an Axel Muster mit September-Zeitraum, Kontoauszug und Rechnung RE-2026-0918; der Downloadpfeil steht oben rechts.](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/MD8fL7DAQybeXmiZ/images/word-schreiben-vorschau.webp?fit=max\&auto=format\&n=MD8fL7DAQybeXmiZ\&q=85\&s=2c7c4e21ad325cab65744ce7f54583bf)

Die echte Vorschau des Übungsschreibens zeigt die übernommenen Angaben und beide fehlenden Unterlagen.

**4. Den Brief in Word kontrollieren**

Öffnen Sie den Download in Word. Vergleichen Sie Empfänger, Datum, Zeitraum,
Belegnummern und Unterschrift mit Ihrer Faktenliste. Prüfen Sie außerdem,
ob eine nicht vereinbarte Frist oder andere neue Aussage hinzugekommen ist.
Kontrollieren Sie Briefkopf, Abstände und Seitenumbrüche vor der Verwendung.

## So kontrollieren Sie das Übungsbeispiel

In der Faktenliste werden der Kontoauszug September 2026 und die Eingangsrechnung
`RE-2026-0918` der Bürobedarf Beispiel GmbH benötigt. Beide sollen über den bereits
vereinbarten Weg bereitgestellt werden. Fehlt eine Unterlage, wird um Rückmeldung gebeten.
Eine Frist ist nicht vereinbart. Diese Aussagen bilden Ihre Kontrolle für den Brief.

## Eine vorhandene Vorlage mit DATEV-Angaben füllen

Wenn ein Schreiben Ihren Briefkopf und eine feste Gliederung verwenden soll, hängen Sie
zusätzlich eine Word-Vorlage an. Benennen Sie die Platzhalter und die Elemente, die bleiben
sollen. Ein gewünschter Schreibstil allein beschreibt noch nicht das Layout einer Datei.

Für das folgende Beispiel können Sie die
[Word-Übungsvorlage](https://hilfe.ascadi.de/dateien/mandantenschreiben-vorlage.docx) herunterladen. Sie enthält
Platzhalter, eine Kopf- und Fußzeile sowie eine feste Absatzfolge. Die zugehörigen Zahlen
stammen aus dem bereits geprüften DATEV-Testdokument 338 für **55223 Axel Muster**.
Für Ihre eigene Arbeit verwenden Sie den passenden Mandanten, das richtige Dokument und
Ihre freigegebene Vorlage. Der DATEV-Zugriff muss für Ihr Konto verfügbar sein.

**1. Vorlage anhängen und die Datenquelle benennen**

Laden Sie die Vorlage im Chat hoch. Geben Sie an, welches DATEV-Dokument gelesen
werden soll und was ersetzt werden darf:

> Lies für DATEV-Testmandant 55223 Axel Muster das Dokument 338
> „ESt-Berechnung 2025 Axel Muster.pdf“. Erstelle daraus ein Word-Schreiben mit der
> angehängten Vorlage. Verwende sie als Ausgangsdatei und ersetze die Platzhalter.
> Behalte Kopf- und Fußzeile, Schrift, Überschrift und Absatzreihenfolge bei.
> Datum: 23.10.2026. Verwende nur geprüfte Angaben. Bezeichne die Einkommensteuer
> als berechnet, nicht als vom Finanzamt festgesetzt. Berechne die Differenz zu den
> Vorauszahlungen. Ergänze keinen Zahlungstermin, keine Bewertung und keinen Versand.

![Angehängte Word-Vorlage und Auftrag zum Lesen von DATEV-Dokument 338 und Ersetzen der Platzhalter.](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/ZxjftzdNoz0UaaaA/images/word-vorlage-auftrag.webp?fit=max\&auto=format\&n=ZxjftzdNoz0UaaaA\&q=85\&s=376e5df4b59302d1ff9d18bb948aedd2)

Der Auftrag verbindet eine echte Word-Vorlage mit einem bestimmten DATEV-Testdokument und nennt die zu erhaltenden Gestaltungselemente.

**2. Rückfragen klären und den richtigen Zugriff verlangen**

Im Test fragte Ascadi zunächst nach Datum und Unterschrift. Bestätigt wurden
**23.10.2026** und die fiktive Unterschrift **Anna Beispiel** aus der Vorlage.
Danach behandelte Ascadi das DATEV-Dokument zunächst wie eine lokale Datei.
Erst die ausdrückliche Rückfrage, das Dokument über DATEV zu suchen und zu lesen,
führte zum gewünschten Abruf. Prüfen Sie bei solchen Rückfragen die Datenquelle,
statt ungeprüft eine andere Unterlage zu verwenden.

**3. Die Datei herunterladen und mit der Vorlage vergleichen**

Laden Sie die erzeugte DOCX-Datei herunter. Im geprüften Test blieben Kopf- und
Fußzeile, Schriftvorlagen, Seiteneinstellungen und Absatzreihenfolge erhalten.
Das bestätigt dieses Beispiel; kontrollieren Sie Ihre eigene Vorlage jeweils neu.

![DOCX-Dateikarte zur Steuerberechnung 2025 mit Download-Schaltfläche.](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/ZxjftzdNoz0UaaaA/images/word-vorlage-dateikarte.webp?fit=max\&auto=format\&n=ZxjftzdNoz0UaaaA\&q=85\&s=db4b39e33663a1de3a7846d24e588c45)

Die erste erzeugte Word-Datei steht als DOCX zum Download bereit. Laden Sie nach einer Korrektur die neu erzeugte Fassung herunter.

Die Vorschau in Ascadi hilft bei der Inhaltsprüfung. Prüfen Sie Briefkopf,
Schriftgrößen, Abstände und Seitenumbrüche zusätzlich in der heruntergeladenen
Datei. Die Vorschau stellt nicht das vollständige Word-Seitenlayout dar.

![Vorschau des ersten Schreibens mit 55.800 EUR Einkommen, 12.808 EUR berechneter Einkommensteuer, 12.000 EUR Vorauszahlungen und 808 EUR Differenz.](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/ZxjftzdNoz0UaaaA/images/word-vorlage-vorschau.webp?fit=max\&auto=format\&n=ZxjftzdNoz0UaaaA\&q=85\&s=a551abac568acb0086c5a9fa72d10b0b)

Die erste Vorschau zeigt die richtigen Zahlen. Ihre Einleitung enthält jedoch eine zusätzliche Aussage über eine Beilage und deren Urheberschaft, die noch geprüft werden muss.

**4. Auch passende Zahlen ersetzen keine Textprüfung**

Kontrollieren Sie nicht nur die vier Zahlen. Im ersten Schreiben stand zusätzlich
„Anbei erhalten Sie die von uns erstellte Berechnung“. Ob tatsächlich eine Beilage
versendet wird und wer sie erstellt hat, war durch den Auftrag nicht belegt.
Fordern Sie deshalb eine gezielte Korrektur an, zum Beispiel:

> Ändere nur die Einleitung. Schreibe neutral, dass dieses Schreiben die Angaben
> aus Dokument 338 zusammenfasst. Behaupte keine Beilage und keine Urheberschaft.
> Erhalte alle geprüften Zahlen, die Vorlage und die übrigen Absätze.

Im Test wurde die Einleitung danach neutral formuliert: Das Schreiben fasst die
Angaben aus der DATEV-Unterlage zusammen. Die übrigen Absätze und die Gestaltung
blieben in der erneut heruntergeladenen und geprüften Datei erhalten.

![Überarbeitete Einleitung ohne Beilage- oder Urheberschaftsbehauptung, darunter die unveränderten Zahlen.](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/ZxjftzdNoz0UaaaA/images/word-vorlage-geprueft.webp?fit=max\&auto=format\&n=ZxjftzdNoz0UaaaA\&q=85\&s=ef298c8595c42d194b5302e350d6f5dc)

Die korrigierte Vorschau beschreibt die Datenquelle neutral. Die geprüften Zahlen und der Hinweis zum fehlenden Zahlungstermin bleiben erhalten.

Prüfen Sie anschließend die neue Datei erneut. Für die Zahlenkontrolle gilt hier:
12.808 EUR abzüglich 12.000 EUR ergibt 808 EUR. Im Quelldokument wird kein
Zahlungstermin genannt. Eine Berechnung ist kein vom Finanzamt erlassener Bescheid.

## Ohne Originalvorlage eine Ersatzvorlage vorbereiten

Fehlt Ihre ursprüngliche Word-Vorlage, sammeln Sie zunächst die freigegebenen
Gestaltungsangaben: Seitenformat, Ränder, Schrift, Briefkopf, Fußzeile und Platzhalter.
Daraus kann ein neuer Vorlagenentwurf entstehen. Er ist keine Wiederherstellung des
verlorenen Originals. Ob die neue Gestaltung für Ihre Kanzlei passt, prüfen Sie am Download.

Für die Übung verwenden Sie die
[fiktiven Gestaltungsangaben](https://hilfe.ascadi.de/dateien/ersatzvorlage-gestaltungsangaben.txt).
Sie beschreiben eine schlichte A4-Vorlage mit vier Platzhaltern. Eine Originaldatei ist
in diesem Beispiel ausdrücklich nicht vorhanden.

**1. Gestaltungsangaben bereitstellen**

Hängen Sie die Angaben im Chat an. Trennen Sie feste Gestaltung von den Stellen,
die später ausgefüllt werden. Im Beispiel sind das Empfänger, Ort und Datum,
Betreff und der eigentliche Text; die Grußformel und der Kanzleiname stehen fest.

**2. Eine neue bearbeitbare Vorlage anfordern**

Schreiben Sie zum Beispiel:

> Erstelle anhand der angehängten Gestaltungsangaben eine neue bearbeitbare
> Word-Ersatzvorlage als DOCX zum Herunterladen. Es gibt keine Originalvorlage.
> Halte Seitenformat, Ränder, Schrift, Kopf- und Fußzeile ein. Erhalte alle
> Platzhalter wörtlich und füge keine weiteren Angaben oder Gestaltungselemente
> hinzu. Nenne nach der Erstellung kurz, was ich in der heruntergeladenen Datei
> prüfen soll.

![Angehängte Gestaltungsangaben und Auftrag für eine bearbeitbare Ersatzvorlage mit vier Platzhaltern.](https://mintlify.s3.us-west-1.amazonaws.com/visionary-data-gmb-h/images/ersatzvorlage-auftrag.webp)

Der Auftrag fordert eine neue Word-Ersatzvorlage aus festgelegten Gestaltungsangaben an. Eine Originaldatei liegt nicht vor.

![Prüfliste zu Seitenformat, Schrift und Platzhaltern sowie DOCX-Dateikarte mit Download.](https://mintlify.s3.us-west-1.amazonaws.com/visionary-data-gmb-h/images/ersatzvorlage-download.webp)

Die DOCX-Dateikarte bietet den tatsächlichen Download. Vergleichen Sie die Datei selbst mit den Vorgaben, auch wenn die Antwort eine erfolgreiche Prüfung nennt.

**3. Die heruntergeladene Datei mit den Vorgaben vergleichen**

Laden Sie die DOCX-Datei herunter und öffnen Sie sie in Word. Prüfen Sie Seitenformat,
Ränder und Schrift sowie die tatsächliche Kopf- und Fußzeile. Vergleichen Sie die
Platzhalter Zeichen für Zeichen mit der Vorgabe. Achten Sie auf zusätzliche Angaben
und leere Seiten. Eine Textvorschau zeigt diese Eigenschaften nicht vollständig.
Im Beispiel zeigt Ascadi die Hauptabsätze und Platzhalter; Kopf- und Fußzeile
sind dort nicht zu sehen, in der heruntergeladenen Datei aber vorhanden.

![Ascadi-Vorschau mit Empfänger, Ort und Datum, Betreff und Text als Platzhaltern, ohne den Briefkopf und die Fußzeile.](https://mintlify.s3.us-west-1.amazonaws.com/visionary-data-gmb-h/images/ersatzvorlage-vorschau.webp)

Die Ascadi-Vorschau zeigt den Text mit vier Platzhaltern. Sie bildet hier nicht die Kopf- und Fußzeile der Word-Datei ab.

Die [heruntergeladene Übungs-Ersatzvorlage](https://hilfe.ascadi.de/dateien/ersatzvorlage-uebung.docx)
erfüllt im geprüften Beispiel die vorgegebenen A4-Maße, 25-mm-Seitenränder und
Schriftgrößen. Die vier Platzhalter bleiben erhalten; der Betreff ist fett.
Die folgende Abbildung stammt aus dieser echten Datei und zeigt die vollständige Seite.

![Vollständige Seite der Word-Ersatzvorlage mit Übungskanzlei Morgenlicht im Kopf, vier Platzhaltern und Übungsfußzeile.](https://mintlify.s3.us-west-1.amazonaws.com/visionary-data-gmb-h/images/ersatzvorlage-datei.webp)

Darstellung der tatsächlich heruntergeladenen DOCX-Datei: Briefkopf, bearbeitbare Platzhalter und Fußzeile sind vorhanden. Das ist die geprüfte Übungsvorlage, keine Wiederherstellung eines Originals.

Weicht etwas ab, nennen Sie die konkrete Stelle und den gewünschten Wert. Laden Sie
nach einer Korrektur die neue Datei herunter und prüfen Sie erneut. Verwenden Sie
die Ersatzvorlage erst nach der Freigabe in Ihrer Kanzlei als Ausgangsdatei.

Geben Sie die geprüfte Datei bei weiteren Schreiben als Vorlage mit. Dieser Ablauf richtet
keinen automatischen Standard für alle künftigen Chats oder Fähigkeiten ein.

## Wenn das Ergebnis noch nicht passt

> **Ascadi hat eine Frist ergänzt. Wie korrigiere ich das?**
>
> Schreiben Sie konkret: „Eine Frist ist nicht vereinbart. Entferne diese Angabe
> und erstelle die Word-Datei erneut. Alle anderen geprüften Fakten sollen bleiben.“
> Laden Sie die überarbeitete Datei herunter und prüfen Sie die Stelle erneut.

> **Die Vorschau fehlt. Wie prüfe ich das Schreiben?**
>
> Laden Sie die Datei über die angebotene Downloadaktion herunter und öffnen Sie
> sie in Word. Weitere Hinweise finden Sie unter
> [Dateien erstellen und herunterladen](https://hilfe.ascadi.de/arbeiten/dateien-erstellen.md).


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