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# DATEV-Daten im Chat verwenden

> Eine konkrete DATEV-Abfrage vorbereiten, die Zuordnung prüfen und mit dem Ergebnis weiterarbeiten.

Für eine DATEV-Frage braucht Ascadi die eingerichtete Verbindung Ihrer Kanzlei und die
passenden Gruppenfreigaben. Beginnen Sie mit einer überschaubaren Aufgabe. Nennen Sie, welche
Daten Sie benötigen, und prüfen Sie die Zuordnung und das Ergebnis vor der Weiterverwendung.

## Vor dem ersten Auftrag

Lassen Sie die zuständige Person Ihrer Kanzlei bestätigen, dass die
[DATEV-Anbindung eingerichtet](https://hilfe.ascadi.de/arbeiten/datev-anbindung.md) und für Ihre Gruppe freigegeben ist.
Klären Sie dabei, welche Datenart Sie für den ersten Abruf verwenden können. Eine angezeigte
Verbindung allein bestätigt noch nicht, dass ein bestimmtes Dokument oder eine bestimmte
Auswertung verfügbar ist.

![DATEV-Verbindungsstatus mit der Meldung DATEV verbunden. Zugangsdaten sind hinterlegt.](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/9HuOxXjQGfUgHUpz/images/datev-verbindungsstatus.webp?fit=max\&auto=format\&n=9HuOxXjQGfUgHUpz\&q=85\&s=d6ec3feda224089fd2e686b394cf176d)

Die Administration sieht hier hinterlegte Zugangsdaten. Dieser Status bestätigt noch keinen erfolgreichen Datenabruf.

Ist die Verbindung bereits eingerichtet, starten Sie keine zweite Einrichtung. Bei fehlendem
Zugriff hilft [DATEV-Verbindung und fehlende Daten prüfen](https://hilfe.ascadi.de/hilfe/datev-verbindung.md).

## Einen überschaubaren Auftrag stellen

**1. Die gewünschte Auskunft eingrenzen**

Wählen Sie eine Frage, deren Ergebnis Sie anhand Ihrer Unterlagen kontrollieren können.
Halten Sie die eindeutige Mandantenangabe, den Zeitraum und die gesuchte Datenart bereit.
Beschreiben Sie auch die gewünschte Ausgabe, etwa eine kurze Zusammenfassung oder eine Tabelle.

**2. DATEV und die Suchangaben im Chat nennen**

Öffnen Sie einen neuen Chat und nennen Sie DATEV ausdrücklich als Datenquelle. Ersetzen Sie
die Platzhalter dieses Auftragsmusters durch Ihre Angaben:

> Nutze die verfügbare DATEV-Verbindung für \[eindeutige Mandantenangabe]. Suche
> \[konkrete Datenart] für \[Zeitraum]. Gib das Ergebnis als \[gewünschte Ausgabe] aus.
> Nenne die verwendete Zuordnung und den Zeitraum. Falls die Zuordnung nicht eindeutig ist
> oder Angaben fehlen, frage zuerst nach.

Das Muster beschreibt den Auftrag. Welche Daten tatsächlich abrufbar sind, hängt von Ihrer
eingerichteten Verbindung und den Freigaben ab.

**3. Rückfragen klären und das Ergebnis kontrollieren**

Prüfen Sie zuerst: Betrifft die Antwort den richtigen Mandanten und den gewünschten
Zeitraum? Klären Sie eine unpassende oder mehrdeutige Zuordnung, bevor Sie weiterarbeiten.

Vergleichen Sie anschließend wichtige Zahlen und Angaben mit dem Original. Prüfen Sie
außerdem, ob benötigte Werte fehlen. Eine gut lesbare Zusammenfassung allein bestätigt
weder die Vollständigkeit noch die Richtigkeit eines Abrufs.

**4. Gezielt weiterfragen**

Passt die Antwort noch nicht, beschreiben Sie die Abweichung konkret. Zum Beispiel:

> Ich hatte eine Aufstellung für \[Zeitraum] erwartet. In deiner Antwort fehlt
> \[konkrete Angabe]. Bitte prüfe die Zuordnung und ergänze die fehlende Angabe.
> Welche Information brauchst du dafür?

Kontrollieren Sie auch die überarbeitete Antwort. Lassen Sie nicht verfügbare Angaben
als offen kennzeichnen, statt sie schätzen zu lassen.

## Beispiel: Eine Aktennotiz aus einem DATEV-Dokument vorbereiten

Das folgende Beispiel wurde mit dem freigegebenen Testmandanten **55223 Axel Muster**
durchgeführt. Die Aufgabe: ein vorhandenes Dokument finden, seine Angaben prüfen und daraus
eine kurze Aktennotiz erstellen. Die gezeigten Namen, Dokumente und Beträge sind Testdaten.
Für Ihren eigenen Auftrag verwenden Sie die Angaben des gewünschten Mandanten.

**1. Mandanten und Dokumente suchen**

Öffnen Sie einen neuen Chat. Geben Sie Mandantennummer und Namen an und lassen Sie zunächst
nur die vorhandenen Dokumente auflisten. So prüfen Sie die Auswahl, bevor Sie ein Dokument
auswerten lassen.

> Suche in DATEV den Mandanten 55223 Axel Muster. Prüfe, ob Nummer und Name zusammenpassen.
> Zeige mir bis zu drei vorhandene Dokumente mit Titel, Dokumentdatum und Dokumentart.
> Ich möchte daraus eine Aktennotiz vorbereiten. Zeige zunächst nur die Trefferübersicht
> und ändere nichts in DATEV.

![Chat-Eingabe zur Dokumentensuche für Testmandant 55223 Axel Muster](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/9HuOxXjQGfUgHUpz/images/datev-praxis-01-auftrag.webp?fit=max\&auto=format\&n=9HuOxXjQGfUgHUpz\&q=85\&s=393a45315f1d566fece8ece87ed6b30c)

Der erste Auftrag grenzt den Testmandanten ein und fordert zunächst eine Trefferübersicht an.

**2. Das passende Dokument auswählen**

Vergleichen Sie Titel und Dokumentdatum der Treffer. Im Beispiel wird
„ESt-Berechnung 2025 Axel Muster“, Dokumentnummer 338 vom 20.10.2026, verwendet.
Übernehmen Sie diese eindeutigen Angaben in den nächsten Auftrag.

![DATEV-Dokumenttabelle mit Titeln, Dokumentdatum, Dateitypen und Dokumentnummer 338](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/9HuOxXjQGfUgHUpz/images/datev-praxis-02-treffer.webp?fit=max\&auto=format\&n=9HuOxXjQGfUgHUpz\&q=85\&s=44f2704cfb09831e3069855fedd10844)

Die Trefferübersicht zeigt drei Dokumente. Für die Aktennotiz wird die Berechnung mit Nummer 338 gewählt.

**3. Das Dokument gezielt auswerten lassen**

Sagen Sie, welche Angaben in die Aktennotiz gehören. Fordern Sie Fundstellen an und lassen
Sie fehlende Informationen ausdrücklich kennzeichnen.

> Öffne für Mandant 55223 Axel Muster das Dokument „ESt-Berechnung 2025 Axel Muster“
> (Nr. 338, Dokumentdatum 20.10.2026). Prüfe dabei die Mandantenzuordnung am Dokument.
> Erstelle für unsere interne Akte eine kurze Übersicht: Veranlagungsjahr, die im Dokument
> ausgewiesenen Einkünfte, die berechnete Einkommensteuer und ausdrücklich genannte
> Zahlungstermine. Nenne zu jeder Angabe die Fundstelle im Dokument und stelle das Original
> zum Gegenprüfen bereit, sofern möglich. Fehlende Angaben bitte als „nicht genannt“
> kennzeichnen. Ändere nichts in DATEV und erstelle keine Buchungen.

![Chat-Eingabe zur Auswertung von Dokument 338 für eine interne Aktennotiz](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/9HuOxXjQGfUgHUpz/images/datev-praxis-03-auswertungsauftrag.webp?fit=max\&auto=format\&n=9HuOxXjQGfUgHUpz\&q=85\&s=2fc3614ff182700389a7a502a5c55f26)

Der zweite Auftrag benennt das gefundene Dokument und die benötigten Angaben.

**4. Den Dokumenttext zum Gegenprüfen ansehen**

Klappen Sie zunächst die ausgeführten Werkzeugschritte der Antwort auf. Öffnen Sie darin
den Schritt zum Lesen des Dokuments.

![Zwei Pfeile markieren die Werkzeugübersicht und den darin aufgeführten Schritt zum Lesen des DATEV-Dokuments](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/9HuOxXjQGfUgHUpz/images/datev-praxis-08-werkzeug.webp?fit=max\&auto=format\&n=9HuOxXjQGfUgHUpz\&q=85\&s=4ac23236be593cb8d974e435b4e2aeda)

Öffnen Sie erst die ausgeführten Werkzeugschritte und anschließend den darin aufgeführten Schritt zum Dokumentlesen.

Im gezeigten Beispiel ist dort der ausgelesene Dokumenttext zu sehen. Prüfen Sie Mandant, Jahr und die benötigten
Beträge. Falls die angezeigten Angaben für Ihre Kontrolle nicht ausreichen, ziehen Sie
das Original in Ihrer DATEV-Ablage heran.

Hier steht bereits im Dokumenttext „Berechnung der Kanzlei“. Genannt werden unter anderem
12.808,00 EUR Einkommensteuer, 12.000,00 EUR Vorauszahlungen und 808,00 EUR erwartete
Nachzahlung. Ein Zahlungstermin wird nicht genannt.

![Ausgelesener Text der ESt-Berechnung 2025 mit Testmandant, Beträgen und erwarteter Nachzahlung](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/9HuOxXjQGfUgHUpz/images/datev-praxis-04-originaltext.webp?fit=max\&auto=format\&n=9HuOxXjQGfUgHUpz\&q=85\&s=dff56f90536f147f37903e4713ba0e84)

Der aus DATEV gelesene Text des Testdokuments dient als Grundlage für den Abgleich.

**5. Eine ungenaue Formulierung erkennen**

Vergleichen Sie auch die Bezeichnungen in der Antwort mit dem Dokument. Im Beispiel hat
Ascadi den Betrag zunächst als „festgesetzt“ bezeichnet. Das passt nicht zur vorliegenden
Kanzleiberechnung. Lassen Sie diese Formulierung berichtigen, bevor Sie den Text übernehmen.

![Erste Antwort mit Beträgen und Fundstellen, aber noch ungenauer Bezeichnung der berechneten Einkommensteuer](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/9HuOxXjQGfUgHUpz/images/datev-praxis-05-auswertung.webp?fit=max\&auto=format\&n=9HuOxXjQGfUgHUpz\&q=85\&s=9384ddc86b41a3f40b947a18eec1270f)

Die erste Antwort enthält noch die ungenaue Ergänzung „festgesetzt“. Sie wird im nächsten Schritt korrigiert.

**6. Nachfragen und die Aktennotiz prüfen**

Benennen Sie die gewünschte Korrektur und das Ausgabeformat im selben Chat:

> Bitte kürze das Ergebnis auf eine Aktennotiz mit vier Stichpunkten. Bezeichne die
> 12.808,00 EUR als berechnete Einkommensteuer laut Kanzleiberechnung, nicht als Festsetzung
> durch das Finanzamt. Prüfe die erwartete Nachzahlung von 808,00 EUR anhand von Steuer und
> Vorauszahlungen. Halte ausdrücklich fest, dass das Dokument keinen Zahlungstermin nennt.
> Nenne am Ende Dokumenttitel und Dokumentdatum.

![Präzisierende Rückfrage zur berechneten Einkommensteuer und zur Aktennotiz mit vier Stichpunkten](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/9HuOxXjQGfUgHUpz/images/datev-praxis-06-nachfrage.webp?fit=max\&auto=format\&n=9HuOxXjQGfUgHUpz\&q=85\&s=697b2df00a4fc141c81783cc05bffd24)

Die Rückfrage benennt die unpassende Formulierung und fordert eine kurze, überprüfbare Notiz an.

Prüfen Sie die neue Fassung erneut. Im Beispiel nennt sie die Steuer nun als Berechnung,
stellt die Rechnung 12.808,00 EUR − 12.000,00 EUR = 808,00 EUR dar und hält den fehlenden
Zahlungstermin fest. Dokumenttitel und Datum stehen am Ende. Damit sind die hier
abgefragten Angaben zusammengefasst; die Abbildung bewertet nicht die steuerliche
Richtigkeit der zugrunde liegenden Berechnung.

![Überarbeitete Aktennotiz für Testmandant Axel Muster mit vier Punkten sowie Dokumenttitel und Datum](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/9HuOxXjQGfUgHUpz/images/datev-praxis-07-aktennotiz.webp?fit=max\&auto=format\&n=9HuOxXjQGfUgHUpz\&q=85\&s=031c5a5b8cde50c16156b5ba39495169)

Die überarbeitete Aktennotiz trennt Kanzleiberechnung, rechnerische Nachzahlung und fehlenden Zahlungstermin.

## Mit dem geprüften Ergebnis weiterarbeiten

Aus geprüften Angaben können Sie anschließend etwa einen Schreibenentwurf oder eine
übersichtliche Tabelle vorbereiten lassen. Nennen Sie dabei, welche Angaben übernommen
werden sollen und welche noch offen sind. Prüfen Sie den neuen Entwurf erneut.

Benötigen Sie eine herunterladbare Datei, folgen Sie
[Dateien erstellen und herunterladen](https://hilfe.ascadi.de/arbeiten/dateien-erstellen.md). Das Herunterladen einer
Datei ist ein eigener Schritt; es ist keine Bestätigung, dass sie in DATEV abgelegt wurde.

## Häufige Fragen

> **Ascadi findet die gesuchten Daten nicht. Soll ich den Auftrag wiederholen?**
>
> Prüfen Sie zuerst Mandantenangabe, Zeitraum und Datenart. Verfeinern Sie den Auftrag,
> wenn eine dieser Angaben fehlt. Bleibt das Ergebnis aus, lassen Sie Verbindung und
> Gruppenfreigabe prüfen. Die [DATEV-Fehlerhilfe](https://hilfe.ascadi.de/hilfe/datev-verbindung.md) trennt diese Fälle.

> **Kann ich jedes Dokument aus unserer Ablage abrufen?**
>
> Klären Sie mit Ihrer Administration oder Einrichtungsbetreuung, welche Programme und
> Datenbereiche für Ihre Anbindung bereitstehen. Eine eingerichtete DATEV-Verbindung allein
> bestätigt keinen Zugriff auf jede Ablage oder jedes Dokument.


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