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# DATEV-Anbindung einrichten

> Bereiten Sie die Einrichtung vor, bestätigen Sie die Verbindung und stimmen Sie die nächsten Schritte mit Ihrer IT ab.

Die DATEV-Anbindung verbindet Ihr DATEV-System über Cloud Gateway mit Ascadi. Für die
Einrichtung arbeiten die zuständige Person Ihrer Kanzlei, Ihre IT beziehungsweise DATEV und
Ascadi zusammen. Diese Anleitung führt Sie von der Vorbereitung bis zur Prüfung, ob die
Verbindung bereitsteht.

## Wer die Einrichtung übernimmt

Eine zeichnungsberechtigte Person Ihrer Kanzlei muss die Vereinbarungen prüfen und sich
persönlich identifizieren. Ihre IT klärt die technische Umgebung und übernimmt bei Bedarf die
Installation. Die Person, die Ascadi in Ihrer Kanzlei verwaltet, stimmt anschließend den Zugriff
für die vorgesehenen Mitarbeitenden ab.

Ist DATEV bei Ihnen bereits eingerichtet, beginnen Sie keine neue Einrichtung. Lassen Sie
stattdessen den bestehenden Zugang prüfen. Die Schritte stehen unten unter „Verbindung und Zugriff prüfen“.

## Vor dem Start bereithalten

* Die DATEV-Beraternummer, unter der Ihr DATEV-System eingerichtet ist. Eine
  Unterberaternummer eines Mandanten ist dafür nicht gemeint.
* Den für Ihre Kanzlei bereitgestellten Einrichtungslink. Fehlt er, stimmen Sie den Einstieg
  über [Kontakt](/hilfe/kontakt.md) mit uns ab.
* DATEV SmartCard oder SmartLogin der zeichnungsberechtigten Person. Folgen Sie für eine
  alternative Identifikation den im Einrichtungsportal angebotenen Möglichkeiten.
* Ihre DATEV-Umgebung: DATEVasp, DATEV-SmartIT, PARTNERasp beziehungsweise Systemhaus oder
  eigener Server. Halten Sie Name und E-Mail-Adresse der zuständigen IT-Person bereit.

Klären Sie vor dem Start auch die beauftragten Leistungen, benötigten Lizenzen und Kosten.
Bei DATEV und Ihrem IT-Partner können zusätzliche Leistungen anfallen. Maßgeblich sind Ihr
Angebot und die aktuellen Bestellunterlagen.

## Den Einrichtungslink durchlaufen

**1. Angefragten Zugriff prüfen**

Öffnen Sie den Einrichtungslink. Prüfen Sie, für welche Kanzlei und welche Bestände die
Verbindung eingerichtet werden soll. Klappen Sie die angezeigten Programmrechte auf
und lesen Sie den angefragten Umfang.

Stimmen die Rechte nicht mit der vereinbarten Nutzung überein oder sind sie Ihnen
unklar, klären Sie das mit uns, bevor Sie zustimmen. Starten Sie die Einrichtung erst,
wenn Angaben und Umfang für Sie passen.

**2. Kanzlei zuordnen**

Wählen Sie im Schritt zur Rolle das Szenario für Steuerberater. Geben Sie Ihre
DATEV-Beraternummer ein. Suchen Sie anschließend Ihre Kanzlei im Steuerberaterverzeichnis,
wählen Sie den richtigen Eintrag und ergänzen Sie Ihre E-Mail-Adresse.

Prüfen Sie den ausgewählten Eintrag, bevor Sie zum nächsten Schritt gehen.

**3. IT-Umgebung angeben**

Wählen Sie, wer Ihr DATEV-System betreut. Bei eigener IT geben Sie die zuständige
Kontaktperson an. Diese Angabe entscheidet darüber, wer die technische Einrichtung
übernimmt und die Installationsinformationen erhält.

**4. Vereinbarungen prüfen und Identität bestätigen**

Prüfen Sie die Kanzleiangaben, die zeichnungsberechtigte Person und die angezeigten
Vereinbarungen einschließlich der Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Bestätigen Sie
diese nur als dafür berechtigte Person.

Wählen Sie das angebotene Verfahren zur Identifikation und folgen Sie den Anweisungen.
Öffnet sich die DATEV-Anmeldung in einem eigenen Fenster, lassen Sie die
Einrichtungsseite währenddessen geöffnet.

**5. Zusammenfassung und weitere Schritte lesen**

Speichern Sie die bereitgestellten Vertragsunterlagen für Ihre Kanzlei. Lesen Sie die
weiteren Schritte zu DATEV-Lizenzen und technischer Einrichtung. Die Zusammenfassung
bestätigt den Abschluss dieses Formulars; die technische Anbindung kann noch ausstehen.

Folgen Sie anschließend dem passenden Weg für Ihre DATEV-Umgebung.

## Was nach dem Formular zu tun ist

**DATEVasp oder DATEV-SmartIT**

Folgen Sie der Weiterleitung beziehungsweise dem Link zum DATEV-Serviceportal. Dort
bestätigen Sie die Einrichtung von Cloud Gateway und die angezeigte Bestellung des
Zusatzmoduls zur Anbindung von Drittanbietern.

Prüfen Sie Ansprechpartner, Vertragsbedingungen und Kosten, bevor Sie die Bestellung
abschließen. DATEV übernimmt anschließend die Einrichtung der erforderlichen Komponenten
in Ihrer DATEV-Umgebung. Sie installieren dort selbst keinen Connector.

Prüfen Sie die zusätzlichen DATEVconnect-Lizenzen anhand der Zusammenfassung und der
Bestellung. In DATEVasp können erforderliche Lizenzen bereits im Serviceportal mitgebucht
werden; bei DATEV-SmartIT verweist der dokumentierte Ablauf bei Bedarf auf den DATEV-Shop.
Bestellen Sie nur, was für Ihre vereinbarte Anbindung noch fehlt.

**PARTNERasp / eigene IT**

Stimmen Sie die Einrichtung mit der im Formular angegebenen IT-Person ab. Sie erhält die
Installationsanleitung für den Cloud Gateway Connector. Die Installation gehört auf das
dafür vorgesehene DATEV-System und wird von Ihrer IT durchgeführt.

Klären Sie mit dem Anbieter, ob Ihre konkrete Hosting-Umgebung unterstützt wird und welche
weiteren Schritte er benötigt. Prüfen Sie gemeinsam die erforderlichen DATEVconnect-Lizenzen.

Für den Zugriff auf Kontobuchungen und Dokumente kommen unterschiedliche DATEVconnect-Lizenzen
in Betracht. DATEV nennt für Dokumentenmanagement zusätzlich DATEV DMS oder Dokumentenablage
als Voraussetzung. Lassen Sie Ihre vorhandenen Programme und Lizenzen mit dem geplanten
Einsatz abgleichen.

Die offiziellen Beschreibungen erklären den Bereitstellungsablauf für
[DATEVasp](https://www.datev.de/content/dam/markenassets/themen-und-produktgruppen/mydatev/pdf/datevasp_smartit/einsatz_cloud_gateway_for_datevconnect_in_datevasp.pdf) und
[DATEV-SmartIT](https://www.datev.de/content/dam/markenassets/themen-und-produktgruppen/mydatev/pdf/datevasp_smartit/einsatz_cloud_gateway_for_datevconnect_in_datev-smartit.pdf).

## Verbindung und Zugriff prüfen

Warten Sie die technische Einrichtung und deren Bestätigung ab. Eine erfolgreiche
Identifikation allein bedeutet noch nicht, dass Ascadi die vorgesehenen Daten erreicht.

Die zuständige Person Ihrer Kanzlei prüft in Ascadi unter **Organisation** → **Integrationen**
den DATEV-Bereich. Wenn die Verbindung aktiv ist, lässt sich unter **DATEV-Zugriff** festlegen,
welche Gruppen DATEV nutzen dürfen. Stimmen Sie die vorgesehenen Personen und Gruppen ab,
bevor Sie Zugriff freigeben.

Prüfen Sie anschließend gemeinsam mit der Einrichtungsbetreuung einen vereinbarten Abruf.
Kontrollieren Sie dabei die Zuordnung zur Kanzlei beziehungsweise zum Mandanten und die
verwendeten Angaben. Ein Verbindungsstatus ersetzt diese Prüfung nicht.

## Häufige Fragen

> **Nach der Bestätigung öffnet sich kein DATEV-Anmeldefenster.**
>
> Prüfen Sie, ob Ihr Browser ein Pop-up blockiert. Erlauben Sie Pop-ups für die
> Einrichtungsseite und nutzen Sie dort die Möglichkeit, das Anmeldefenster erneut zu
> öffnen. Lassen Sie die ursprüngliche Seite geöffnet. Bleibt das Problem bestehen,
> nennen Sie uns den Schritt und die sichtbare Meldung über [Kontakt](/hilfe/kontakt.md).

> **Mein Link zeigt einen anderen Ablauf. Soll ich trotzdem fortfahren?**
>
> Lassen Sie den Einrichtungslink und den nächsten Schritt zunächst mit uns prüfen.
> Beginnen Sie nicht auf Verdacht eine zweite Einrichtung. Geben Sie bei Ihrer Anfrage
> keine Zugangsdaten, Einrichtungslinks oder Identifikationsunterlagen weiter.

> **Das Formular ist abgeschlossen. Warum kann ich DATEV noch nicht nutzen?**
>
> Prüfen Sie mit der zuständigen Person, ob die Bestellung beziehungsweise Installation
> erledigt ist, benötigte Lizenzen vorhanden sind und die Verbindung bestätigt wurde.
> Danach sind auch die Gruppenfreigaben in Ascadi zu prüfen. Halten Sie fest, bei welchem
> Schritt Sie stehen; so kann die Einrichtungsbetreuung gezielt weiterhelfen.

> **Wer hilft bei welchem Schritt?**
>
> Bei Einrichtungslink, Ablauf und Ascadi-Zugriff erreichen Sie uns über
> [Kontakt](/hilfe/kontakt.md). Bei der technischen Installation hilft die zuständige
> IT-Person beziehungsweise Ihr Hosting-Anbieter. Für eine offene Bestellung im
> DATEV-Serviceportal nutzen Sie den zugehörigen DATEV-Auftrag.


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