> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://hilfe.ascadi.de/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Geprüften Chattext als Wissen speichern > Eine geprüfte Arbeitsanweisung aus dem Chat manuell in eine Wissensdatenbank übernehmen und in einem neuen Chat verwenden. Eine im Chat erarbeitete Arbeitsanweisung können Sie nach Ihrer Prüfung als Text in einer Wissensdatenbank speichern. So lässt sie sich später gezielt wiederverwenden. Sie entscheiden, welche geprüfte Fassung Sie übernehmen. Dafür benötigen Sie eine Wissensdatenbank, die Sie bearbeiten dürfen. Fehlt noch eine passende Sammlung, folgen Sie zuerst [Eigenes Wissen einbinden](https://hilfe.ascadi.de/arbeiten/eigenes-wissen.md). ## Erfahrungswissen zuerst greifbar machen Wenn ein Ablauf bisher nur den erfahrenen Kolleginnen und Kollegen bekannt ist, beginnen Sie mit einem kleinen, wiederkehrenden Vorgang. Lassen Sie die zuständige Person diese Fragen beantworten, bevor Sie daraus eine Arbeitsanweisung erstellen: | Frage | Was Sie festhalten | | - | - | | Wann beginnt die Aufgabe? | Anlass und benötigte Unterlagen | | Was passiert in welcher Reihenfolge? | Einzelne Schritte und Entscheidungspunkte | | Woran erkennen wir einen Fehler? | Prüfpunkte und typische Ausnahmen | | Wer entscheidet bei einer Rückfrage? | Tatsächlich vereinbarte Zuständigkeit | | Wann ist die Aufgabe abgeschlossen? | Erwartetes Ergebnis und Übergabe | Offene Fragen dürfen offen bleiben. Lassen Sie Ascadi fehlende Kanzleiregeln nicht ergänzen. Sie können die geprüften Notizen mit diesem Auftrag in einen ersten Entwurf bringen: ```text theme={null} Ordne meine Notizen als Arbeitsanweisung: Anlass, benötigte Unterlagen, Schritte, Prüfung, Übergabe und offene Fragen. Übernimm nur die Angaben aus den Notizen. Erfinde keine Zuständigkeiten, Regeln oder Fristen. Notizen: [Hier die erhobenen Angaben einfügen.] ``` Lassen Sie die fachlich zuständige Person den Entwurf mit dem tatsächlichen Ablauf vergleichen. Ergänzen Sie einen Stand und einen klaren Geltungsbereich. Speichern Sie erst die geprüfte Fassung wie unten beschrieben. Testen Sie anschließend sowohl eine bekannte Frage als auch eine Frage, deren Antwort bewusst noch fehlt. ## Chatverlauf, Wissen und Erinnerungen unterscheiden Ein gespeicherter Chat ist noch keine gepflegte Wissensdatenbank. Im folgenden Ablauf übernehmen Sie einen ausgewählten Text ausdrücklich in die Sammlung; spätere Chatantworten werden dadurch nicht automatisch Teil dieser Arbeitsanweisung. Die Modelle lernen dabei nicht durch Training aus Ihren Daten. Die hinterlegte Unterlage wird als zusätzliche Grundlage verwendet. Persönliche [Erinnerungen](https://hilfe.ascadi.de/arbeiten/erinnerungen.md) sind ein eigener Bereich für wiederkehrende Angaben und ersetzen keine fachlich geprüfte Arbeitsanweisung mit Stand und Zuständigkeit. ## 1. Die Antwort prüfen und den passenden Text übernehmen Verwenden Sie nur den Teil der Antwort, der als Arbeitsgrundlage dienen soll. Prüfen Sie Fakten, Vollständigkeit und Geltungsbereich. Ein Vorschlag aus dem Chat wird durch das Speichern nicht automatisch zu einer freigegebenen Kanzleiregel. Für eine Übung können Sie diesen Auftrag stellen: ```text theme={null} Formuliere aus diesen frei erfundenen Vorgaben eine kurze Arbeitsanweisung „Übung: Belegabgabe“ mit drei Punkten. 1. Rechnungen und Kontoauszüge sammeln. 2. Fehlende Belege in einer Liste festhalten. 3. Den Stand vor der Übergabe auf Vollständigkeit prüfen. Zuständigkeit und Termin sind noch nicht vereinbart. Erfinde keine Person und keinen Termin. ``` Kontrollieren Sie, ob alle drei Punkte enthalten sind und keine Person oder Frist hinzukam. Übernehmen Sie den geprüften Text, beispielsweise über **Kopieren** unter der Antwort. Entfernen Sie beim Einfügen später Einleitungen und Kommentare, die nicht zur Anweisung gehören. ![Geprüfte Dreipunkt-Anweisung; ein Petrolpfeil zeigt auf Kopieren unter der Antwort.](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/Oq6hEQG6JfuR_Ixz/images/chatwissen-kopieren.webp?fit=max\&auto=format\&n=Oq6hEQG6JfuR_Ixz\&q=85\&s=7b821031c05aa94850a1cc1e220994c9) Prüfen Sie die Antwort und übernehmen Sie den gewünschten Text über Kopieren. ## 2. Den Text in der Wissensdatenbank speichern **1. Die vorgesehene Sammlung öffnen** Gehen Sie zu **Arbeitsbereich** → **Wissen** und öffnen Sie die passende Wissensdatenbank. Prüfen Sie, ob die vorgesehenen Personen auf diese Sammlung zugreifen dürfen. **2. Textinhalt hinzufügen** Öffnen Sie das Pluszeichen (**Inhalt hinzufügen**) und wählen Sie **Textinhalt hinzufügen**. Geben Sie einen verständlichen **Titel** ein, im Beispiel „Übung: Belegabgabe“. ![Inhaltsmenü der Wissensdatenbank mit Textinhalt hinzufügen als letztem Eintrag.](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/Oq6hEQG6JfuR_Ixz/images/chatwissen-textmenue.webp?fit=max\&auto=format\&n=Oq6hEQG6JfuR_Ixz\&q=85\&s=5ab75dc1989f1b064b3899e35a917fe7) Im Inhaltsmenü wählen Sie Textinhalt hinzufügen. **3. Nur die geprüfte Fassung einfügen** Fügen Sie den Text in den Inhaltsbereich ein. Ergänzen Sie bei Bedarf Stand und Geltungsbereich, etwa „Stand: 23.10.2026. Frei erfundene Arbeitsanweisung.“ Prüfen Sie den eingefügten Text noch einmal und klicken Sie auf **Speichern**. ![Texteditor mit Titel Übung: Belegabgabe, drei Arbeitsschritten und den noch offenen Angaben.](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/Oq6hEQG6JfuR_Ixz/images/chatwissen-text.webp?fit=max\&auto=format\&n=Oq6hEQG6JfuR_Ixz\&q=85\&s=4025fbf4e9e7ae2aa520095ee0cddc58) Vor dem Speichern: Der Text nennt seinen Stand und lässt Zuständigkeit sowie Termin ausdrücklich offen. Warten Sie auf die Verarbeitung und kontrollieren Sie, ob der neue Inhalt in der Sammlung erscheint. ![Dateikarte Übung: Belegabgabe.txt nach dem Speichern.](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/Oq6hEQG6JfuR_Ixz/images/chatwissen-gespeichert.webp?fit=max\&auto=format\&n=Oq6hEQG6JfuR_Ixz\&q=85\&s=2e5cb77f19bb8099785bbce81bed2ede) Der gespeicherte Text erscheint als TXT-Eintrag in der Sammlung. ## 3. Die gespeicherte Anweisung in einem neuen Chat prüfen Starten Sie einen neuen Chat. Tippen Sie **#** in das Eingabefeld und wählen Sie die Wissensdatenbank aus. ![Wissensauswahl nach Eingabe von #; oben steht die Sammlung Belegabgabe Ablauf Demo.](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/Oq6hEQG6JfuR_Ixz/images/chatwissen-auswahl.webp?fit=max\&auto=format\&n=Oq6hEQG6JfuR_Ixz\&q=85\&s=1b60ee9250b7da7cde80177b1507f298) Mit # wählen Sie im neuen Chat die Sammlung mit Ihrer geprüften Anweisung. Stellen Sie eine Frage, deren Antwort Sie aus dem gespeicherten Text kennen: ```text theme={null} Was soll laut „Übung: Belegabgabe“ vor der Übergabe geprüft werden? Wer ist zuständig und welcher Termin gilt? Nenne nur Angaben aus dieser Arbeitsanweisung. ``` ![Antwort mit drei kontrollierten Angaben und Quellenverweisen auf Übung: Belegabgabe.txt.](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/Oq6hEQG6JfuR_Ixz/images/chatwissen-antwort.webp?fit=max\&auto=format\&n=Oq6hEQG6JfuR_Ixz\&q=85\&s=4ef91b13c6f03c8fddacb978b488a251) Die Antwort nennt die Vollständigkeitsprüfung und lässt Zuständigkeit sowie Termin offen. Die Verweise führen zum gespeicherten Text. Im Übungsfall muss die Vollständigkeit vor der Übergabe genannt werden. Zuständigkeit und Termin bleiben offen. Prüfen Sie die angegebenen Quellen und vergleichen Sie die Antwort mit der gespeicherten Anweisung. Ergänzt die Antwort neue Angaben, übernehmen Sie diese nicht ungeprüft in Ihren Wissensbestand. ## Wenn sich die Arbeitsanweisung später ändert Eine spätere Änderung im ursprünglichen Chat aktualisiert den manuell gespeicherten Text nicht automatisch. Pflegen Sie die freigegebene Fassung bewusst in der Wissensdatenbank und prüfen Sie sie erneut. Den Umgang mit veralteten Einträgen erklärt [Wissensbestände aktuell halten](https://hilfe.ascadi.de/arbeiten/wissen-pflegen.md). Der neue Text steht nicht automatisch in jedem Chat zur Verfügung. Wählen Sie ihn beziehungsweise die Sammlung gezielt aus oder ordnen Sie das Wissen einem [eigenen Assistenten](https://hilfe.ascadi.de/arbeiten/eigene-assistenten.md) zu. This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.