> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://hilfe.ascadi.de/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Mehrere Belege in eine Excel-Liste übertragen > Angaben aus mehreren Unterlagen in einer Tabelle sammeln, fehlende Angaben offen lassen und jede Zeile am Original prüfen. Sie können Angaben aus mehreren Unterlagen in einer Excel-Liste zusammenstellen lassen. Geben Sie die Spalten und den Umgang mit fehlenden Angaben vor. Prüfen Sie anschließend jede Zeile am zugehörigen Beleg, bevor Sie die Liste weiterverwenden. Diese Übung erfasst vorhandene Angaben. Sie nimmt keine Kontierung, Steuerprüfung oder Vorbereitung eines verbindlichen Buchungsimports vor. ## 1. Drei überschaubare Übungsbelege vorbereiten Verwenden Sie für den Einstieg die drei frei erfundenen Übungsdateien: * [Übungsbeleg U-101](https://hilfe.ascadi.de/dateien/Uebungsbeleg-U-101.pdf) * [Übungsbeleg U-102](https://hilfe.ascadi.de/dateien/Uebungsbeleg-U-102.pdf) * [Übungsbeleg U-103](https://hilfe.ascadi.de/dateien/Uebungsbeleg-U-103.pdf) Die Dateien enthalten jeweils Belegnummer, Datum, Beschreibung und einen ausgewiesenen Betrag. Bei U-102 fehlt bewusst die Zahlungsfrist. Dieser fehlende Wert darf im Ergebnis nicht durch eine Vermutung ersetzt werden. ![Gerenderter Übungsbeleg U-102 mit Belegdatum, Beschreibung und Betrag von 80 EUR, ohne Zahlungsfrist.](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/WsCVKHRDhtBBrFT4/images/belegliste-originalbeleg.webp?fit=max\&auto=format\&n=WsCVKHRDhtBBrFT4\&q=85\&s=a89b22656dfcb185267ce39903687b96) Original des frei erfundenen Übungsbelegs U-102: Eine Zahlungsfrist ist nicht angegeben. Öffnen Sie einen neuen Chat und hängen Sie alle drei PDFs an. Kontrollieren Sie die Dateinamen und warten Sie auf das Ende der Verarbeitung. Die Uploadschritte finden Sie unter [Mit Dokumenten arbeiten](https://hilfe.ascadi.de/arbeiten/dokumente-auswerten.md). ## 2. Spalten und Prüfregeln ausdrücklich nennen ```text theme={null} Übertrage die Angaben der drei Übungsbelege in eine herunterladbare Excel-Datei „Belegliste-Uebung.xlsx“. Verwende ein Blatt „Belegliste“ mit diesen Spalten: Quelldatei, Belegnummer, Belegdatum, Beschreibung, Ausgewiesener Betrag (EUR), Zahlbar bis, Prüfhinweis. Eine Zeile je Beleg. Übernimm nur belegte Angaben. Fehlt eine Zahlungsfrist, lass das Datumsfeld leer und schreibe „Zahlungsfrist im Beleg nicht angegeben“ in den Prüfhinweis. Erfinde keine Fälligkeit. Speichere Beträge als Zahlen und Datumsangaben als Datum. Zeige unter der Liste die Summe der drei Beträge. Keine Steuerberechnung, Kontierung oder Importdatei. ``` ![Chat-Eingabe mit drei Übungsbelegen und Anweisung, eine fehlende Zahlungsfrist nicht zu ergänzen.](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/WsCVKHRDhtBBrFT4/images/belegliste-auftrag.webp?fit=max\&auto=format\&n=WsCVKHRDhtBBrFT4\&q=85\&s=a806de7757cf119473ab39b20262d01a) Ausschnitt des Auftrags vor dem Senden: Drei PDF-Dateien sind angehängt; Spalten und Umgang mit fehlenden Angaben sind festgelegt. Senden Sie den Auftrag und warten Sie auf die tatsächliche Excel-Dateikarte. Ein Text oder eine Tabelle in der Chatantwort ist noch keine herunterladbare Arbeitsmappe. Fehlt die Datei, fordern Sie ausdrücklich die Excel-Ausgabe an. ![Chatantwort mit Belegliste, offenem Fälligkeitsfeld für U-102 und echter XLSX-Dateikarte.](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/WsCVKHRDhtBBrFT4/images/belegliste-ergebnis.webp?fit=max\&auto=format\&n=WsCVKHRDhtBBrFT4\&q=85\&s=ca3d90b2bf4e1cbeef8fb05f732e66a6) Die Antwort zeigt die drei Datensätze und bietet die Excel-Datei zum Download an. ## 3. Die Liste am Original kontrollieren Klicken Sie auf **Download** und öffnen Sie die Datei in Excel. Falls Ascadi eine Vorschau zeigt, können Sie diese für einen ersten Blick nutzen. Entscheidend bleibt der Vergleich mit den drei Ausgangsdateien. Die Vorschau kann Datumswerte anders darstellen oder eine berechnete Summe noch nicht anzeigen. Prüfen Sie in diesem Fall die heruntergeladene Datei in Excel und lassen Sie sie dort berechnen. Im gezeigten Beispiel enthalten die Datumszellen richtige Datumsangaben und die Summe eine Formel. ![Arbeitsmappe mit drei Belegen, Datumsangaben, fehlender Zahlungsfrist bei U-102 und berechneter Summe 240 EUR.](https://mintcdn.com/visionary-data-gmb-h/WsCVKHRDhtBBrFT4/images/belegliste-datei.webp?fit=max\&auto=format\&n=WsCVKHRDhtBBrFT4\&q=85\&s=9ceb27435eec65278925ffbfac78bf45) Ausschnitt aus der tatsächlich heruntergeladenen Arbeitsmappe, in LibreOffice berechnet und gerendert. Dies ist keine Ascadi-Vorschau. | Beleg | Belegdatum | Beschreibung | Betrag (EUR) | Zahlbar bis | | - | - | - | -: | - | | U-101 | 03.10.2026 | Büromaterial | 120,00 | 10.10.2026 | | U-102 | 07.10.2026 | Fachliteratur | 80,00 | Nicht angegeben | | U-103 | 09.10.2026 | Versandmaterial | 40,00 | 20.10.2026 | Prüfen Sie nicht nur die Summe: 1. Sind genau die drei Belege jeweils einmal enthalten und der richtigen Quelldatei zugeordnet? 2. Stimmen Nummern, Datumsangaben, Beschreibungen und Beträge mit den Originalen überein? 3. Ist das Feld „Zahlbar bis“ bei U-102 leer und der fehlende Wert im Prüfhinweis erklärt? 4. Ergibt die Kontrollrechnung 120 + 80 + 40 = **240 EUR**? Eine passende Summe allein schließt falsch zugeordnete oder doppelte Zeilen nicht aus. Kontrollieren Sie deshalb die einzelnen Datensätze und die Gesamtzahl der Belege. ## 4. Einen Fehler gezielt nacharbeiten Nennen Sie die betreffende Belegnummer und das Feld, das nicht stimmt. Verlangen Sie einen Abgleich mit der Quelldatei und anschließend eine korrigierte Excel-Datei. Prüfen Sie diese Stelle und die Vollständigkeit der neuen Liste erneut. Bei eigenen Unterlagen legen Sie vorab fest, welcher Betrag gemeint ist und welche Spalten benötigt werden. Lassen Sie fehlende Angaben offen. Aus einer solchen Übersicht folgt keine Freigabe für einen Import in Ihr Buchhaltungssystem. ## 5. Jede Ergebniszeile mit einer Belegstelle verknüpfen Ein Dateiname hilft beim Wiederfinden. Für die Kontrolle einzelner Angaben sind zusätzlich Seite, Feldbezeichnung und ein kurzer Originalauszug nützlich. Lassen Sie diese Angaben in einem zweiten Tabellenblatt sammeln und die Ergebniszeilen damit verknüpfen. ### Auftrag mit Quellenblatt stellen Verwenden Sie dieselben drei Übungsbelege. Der folgende Auftrag erzeugte im Test eine weitere Arbeitsmappe mit den Blättern **Ergebnisse** und **Quellen**: > Erstelle aus den drei angehängten Übungsbelegen eine XLSX-Datei mit den Blättern Ergebnisse > und Quellen. Ergebnisse enthält je Beleg Nummer, Betrag, Zahlungsfrist oder ein leeres Feld, > wenn sie fehlt. Quellen enthält Dateiname, Seite 1, genaue Feldbezeichnung und einen > wörtlichen kurzen Belegauszug. Verknüpfe jede Ergebniszeile per anklickbarem internen > Excel-Link mit ihrer Quellenzeile. Die fehlende Frist bei U-102 offen lassen. > Keine externen Links erfinden. Stelle die fertige XLSX zum Herunterladen bereit. ![Drei angehängte Übungsbelege und Auftrag für eine Excel-Datei mit verknüpften Belegstellen.](https://mintlify.s3.us-west-1.amazonaws.com/visionary-data-gmb-h/images/excel-belegstellen-auftrag.webp) Der Auftrag fordert neben den Ergebnissen ein Quellenblatt mit Seite, Feldbezeichnung, Originalauszug und internen Verweisen. Bei eigenen Dokumenten lassen Sie die tatsächliche Seitenzahl ermitteln. Seite 1 ist hier passend, weil jeder Übungsbeleg nur eine Seite hat. ### Die neue Arbeitsmappe öffnen Laden Sie die erzeugte XLSX-Datei über **Download** herunter. Zum Nachvollziehen können Sie auch die [geprüfte Übungsmappe mit Belegstellen](https://hilfe.ascadi.de/dateien/Uebungsbelege-U101-U103-Belegstellen.xlsx) verwenden. Sie enthält ausschließlich die drei fiktiven Übungsbelege. ![XLSX-Dateikarte der Übungsbelege mit Download-Schaltfläche.](https://mintlify.s3.us-west-1.amazonaws.com/visionary-data-gmb-h/images/excel-belegstellen-dateikarte.webp) Die Antwort bietet die tatsächlich erstellte Arbeitsmappe als XLSX zum Download an. Die Ascadi-Vorschau zeigt beide Blätter. Im Test erschienen die Quellenverweise dort als Text. Nutzen Sie für die internen Links die heruntergeladene Datei in Excel. ![Ergebnisblatt mit U-101, U-102 und U-103, Beträgen 120, 80 und 40 EUR und Verweisen auf Quellenzeilen.](https://mintlify.s3.us-west-1.amazonaws.com/visionary-data-gmb-h/images/excel-belegstellen-vorschau.webp) Im Ergebnisblatt stehen die drei Beträge und die Quellenverweise. Die Zahlungsfrist bei U-102 bleibt leer; die Vorschau zeigt die Links als Text. ### Verweis und Original gemeinsam prüfen Öffnen Sie in Excel den Verweis neben der betreffenden Ergebniszeile. In der geprüften Datei verweist U-101 auf Zeile 5, U-102 auf Zeile 9 und U-103 auf Zeile 12 im Blatt **Quellen**. Dort beginnt jeweils der Quellenblock für diesen Beleg; die Angaben zu Datum, Betrag und gegebenenfalls Zahlungsfrist folgen darunter. ![Quellenblatt mit Belegnummern, Datumsangaben, Beträgen und Zahlungsfristen als kurze Originalauszüge, jeweils von Seite 1.](https://mintlify.s3.us-west-1.amazonaws.com/visionary-data-gmb-h/images/excel-belegstellen-quellen.webp) Das Quellenblatt nennt Dateiname, Seite, Feld und wörtlichen Auszug. Der fehlende Zahlungstermin von U-102 wird nicht ergänzt. Vergleichen Sie den Auszug mit dem Original-PDF. Der Link führt zur Belegstelle innerhalb der Arbeitsmappe; er öffnet nicht automatisch die Original-PDF an dieser Stelle. Prüfen Sie weiterhin die Kontrollsumme **240 EUR**, die Zuordnung der drei Belege und das leere Fristfeld bei U-102. Ein funktionierender Link allein bestätigt noch nicht die Richtigkeit des Inhalts. 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